هيكل تجزئة العمل (WBS)

 مقدمة

إن من اهم الأدوات التي ستساعد مدير المشروع في تجزئة مشروعه إلى أجزاء ممكن التحكم والسيطرة عليها هو هيكل تجزئة العمل Work Breakdown Structure (WBS)
، سأحاول في هذه المقالة تسليط الضوء على بعض اللمحات التي قد تفيد مندير المشروع اثناء بناءه وتصميمه لهيكل تجزئة عملٍ لمشروع ما.

إبدء بتحديد مراحل تنفيذ المشروع

أو ما يعرف بدورة حياة المشروع  Project Life Cycle (PLC)، فإن من طبيعة اي مشروع من ناحية المجال الذي ينتمي له أن يكون له دورة حياة متعارف عليها، بحيث تكون بالبداية عامة الملامح، يتم تخصيصها بزيادة مرحلة أو أكثر أو بانقاص مرحلة أو أكثر بناءا على ما تتطلبة حاجة المشروع ويراه مدير المشروع بعد التنسيق مع اصحاب المصالح الرئيسيين Key Stakeholders في المشروع.

مراحل تنفيذ المشروع أو ما يعرف بدورة حياة المشروع (PLC)

1.     اجعل أول مستوى من مستويات هيكل تجزئة العمل (WBS) هو تلك المراحل

• على فرض أن المستوى العلوي (اساس الهيكل) هو مستوى صفر: قم بجعل هذا المستوى يحمل اسمل المشروع المعتمد 
• قم بإضافة رقم تعريفي للمشروع إن وجد(1)!.
• يمكن أن تبدء بكتابة الهيكل على ورقة يدويا، أو ممكن الاستفادة من اي أدوات تستخدم لتصميم هياكل إدارية.
• أنا استخدم الأدوات الموجودة في برنامج الماكروسوفت وورد  MS Word والذي يعرف باسم SmartArt، وسأقوم بارفاق قالب لوثيقة تحتوى على هيكل تنظيمي ممكن استخدامه لهذا الغرض (اضغط هنا للتحميل).

2.     تجنب أن تضع اعمال ومخرجات إدارة المشروع ضمن الهيكل

• من الممكن أن تكون احدى المراحل التي سيتم وضعها في هيكل تجزئة العمل هي مرحلة التخطيط، والتي سيكون من مخرجاتها وثائق خطة تنفيذ المشروع (مثال: ميثاق المشروع، هيكل تجزئة العمل، قاموس هيكل تجزئة العمل، خطة التواصل، خطة الجدول الزمني، الخ). 
• بالنسبة لي فإنني افضل أن لا يتم اضافة هذه المرحلة في الهيكل، وبذلك يكون بدء تنفيذ المشروع الرسمي بعد الإنتهاء من مرحلة التخطيط واعتماد خطة المشروع، وبهذه الحالة يكون بعمل فعالية اجتماع بدء المشروع Project Kickoff.

3.     تجنب أن تضع مراحل ليست مطلوبة أو مراحلة لا تحتوى على مخرج فرعي واحد على الأقل

• كما سنرى في الاسفل، فكل مرحلة من مراحل تنفيذ المشروع سيحتوى على مخرجات Deliverables فرعية.
• ممكن مخالفة هذا في حالة تم اعتبار تلك المرحلة كمخرج Deliverable (حزمة عمل Work Package) بعد توفر الشروط المذكورة أدناه.

قم بتحديد مخرجات Deliverables كل مرحلة

كل عنصر منبثق تحت مرحلة يتم تسميته بمخرج Deliverable، بحيث يتم حسب حاجتك كمدير للمشروع معالجة كل مخرج بتقسيمه إلى مخرجات اصغر وذلك ليسهل عليك مراقبته والتحكم به واستلامه.

هيكل تجزئة عمل 

1.     اي مخرج لا يتم تقسيمه لمخرجات اصغر يتم تسميته بحزمة عمل Work Package (WP)

• كل حزمة عمل هو مخرج Deliverable ولكن ليس كل مخرج هو حزمة عمل.

2.     مخرجات المشروع ممكن أن تكون مراحل فرعية ينبثق منها مخرجات فرعية بمستوى أدني

• بحسب حاجتك كمدير للمشروع للمراقبة والتحكم بمخرجات النظام، ممكن أن يكون هنالك مراحل فرعية في المشروع.
• ممكن أن تكون المراحل الفرعية هي مشاريع أخرى فرعية ممكن أن يتم إدارتها من قبل مدير مشروع آخر، لذلك يجب مراعاة مستوى التكامل بين هذه المشاريع.

3.     لا تضع اي مخرجات إلى هيكل تجزئة العمل لن يقوم المشروع بتنفيذها

• تأكد من أن جميع المخرجات التي تم تحديدها هي التي سيتم تنفيذها من خلال المشروع.
• تأكد من أن حزم العمل ستغطي جميع متطلبات المشروع Project Requirements.
• اثناء تطوير وثيقة قاموس هيكل تجزئة العمل، والتي سيتم من خلالها تفصيل ميزات Attributes عناصر الهيكل، والتي سيتم شرحها لاحقا، سيكون هنالك مكان يتم من خلاله حصر المتطلبات التي سيتم تسليمها من خلال انجاز واستلام كل حزمة عمل.
• ممكن الاستفادة من قائمة التحقق من المتطلبات Requirement Traceability Matrix (RTM) في هذه المرحلة إن وجدت.

4.     لا تضع حزم عمل لن تحتوى على اي فعالية Activities

• اثناء تطوير وثيقة قاموس هيكل تجزئة العمل والتي سيتم من خلالها تفصيل ميزات Attributes عناصر الهيكل، والتي سيتم شرحها لاحقا، سنتوقف على تحديد الفعاليات Activities الخاصة بكل حزمة.
• والفعالية بشكل عام هي العمل الذي ستحتاجه الحزمة اثناء تنفيذ المشروع والذي سينفذ من قبل مصدر Resource سواءا كان داخليا أو خارجيا، و بتكلفة أو من غير تكلفة، ووقت تنفيذ يؤثر على وقت تنفذ المشروع.

5.     لا يحتوى هيكل تجزئة العمل على فعاليات، بل فقط مخرجات.

• لا مكان للفعاليات هنا، بل سيتم الاشارة لها بوثيقة قاموس تجزئة العمل كما اسلفنا.
• سيتم ايضا لاحقا مناقشة تطوير خطة الجدول الزمني وكيفية دمج عناصر هيكل تجزئة العمل بالفعاليات التابعة لكل حزمة.

قم باعطاء كل عنصر من عناصر هيكل تجزئة العمل رقم كود خاص به

• ابدء بوضع رقم تعريفي للمشروع إن وجد في مستوى اسم المشروع (مستوى صفر).
• لكل مرحلة، وبالاعتماد على رقم المشروع، يكون هنالك رقم متسلسل لكل مرحلة منبثق من رقم المشروع (ProjectCode.PhaseSerialNo).
• كرر العملية لكل مستوى، بحيث يكون لكل عنصر رمزه الخاص به (ProjectCode.PhaseSerialNo.DelivrableSerialNo).
• يتم فصل رقم كل عنصر بكل مستوى بنقطة (.).

المذيلة

(1) بعض المؤسسات يكون لديها نظام لترقيم المشاريع والتي تكون بالأصل مرتبطة باستراتيجيات ومبادرات، بحيث يتم اعطاء كل مشروع رقم مرجعي لإتمام عملية الربط.