قاموس هيكل تجزئة العمل (WBS Dictionary)

مقدمة

بالإضافة لهيكل تجزئة العمل (WBS) فإن من اهم الأدوات التي ستساعد مدير المشروع في تجزئة مشروعه إلى أجزاء ممكن التحكم والسيطرة عليها هو قاموس هيكل تجزئة العمل (WBS Dictionary).

فقاموس هيكل تجزئة العمل (WBS Dictionary) هو عبارة عن وثيقة يتم من خلالها تفصيل كل عنصر من عناصر الهيكل عن طريق سرد تفاصيله بشكل ميزات Attributes.

سنقوم من خلال هذه المقالة الوقوف على تفاصيل تلك الوثيقة وربطها مع هيكل تجزئة العمل، علما بأنه سيكون هنالك قوالب ممكن تحميلها للاستفادة منها في عملك، أو حتى تمكنك في فهم مضمون المقالة، وقبل البدء بالقراءة ارجوا مراعاة الأمور التالية:

• تأكد أولا من قراءة المقالة السابقة والتي تحمل عنوان هيكل تجزئة العمل (WBS).
• كل حزمة عمل Work Package هي مُخرج Deliverable، ولكن ليس كل مُخرج Deliverable هو حزمة عمل Work Package.
• حزمة العمل Work Package هي المُخرج Deliverable الذي لا يمكن تجزئته إلى مخرج اصغر.
• كل حزمة عمل  Work Package يجب أن تحتوى على فعالية Activity واحد على الأقل.
• تأكد دائما من إزالة المخرجات الزائدة: اي مخرج لا نحتاج تنفيذه في المشروع يجب عدم تضمينه في الهيكل.
• مستوى صفر في هيكل تجزئة العمل يمثل اسم المشروع ورقمه التعريفي.
• مستوى واحد (الذي يلي المستوى صفر) يمثل مراحل تنفيذ المشروع Project Life Cycle.
• محتويات هيكل تجزئة العمل WBS سيشار إليها هنا بعناصر هيكل تجزئة العمل.
• المخرجات ممكن أن تكون:
•  تنفيذ أعمال (تدريب/فحص/تطوير/تركيب/أعمال انشائية). 
• انشاء خدمة (خدمة الدعم والمساندة).
• منتج (وثيقة تحليل المتطلبات/أجهزة سيرفرات).

ابدأ باستخدام احد القوالب الخاصة بقاموس هيكل تجزئة العمل

• قم بالاستفادة من هذا القالب بالرابط التالي (اضغط هنا للتحميل) لبدء العمل على تطوير الوثيقة، استخدم القالب كوثيقة للعمل مباشرة أو ابدء بوثيقة فارغة، ثم قم بتركيب محتوياتها بالرجوع للقالب الأصلي ونسخ جدول قالب العنصر حسب نوع عنصر هيكل تجيزئة العمل المراد بتطيره.
• الهدف من قاموس هيكل تجزئة العمل هو تفصيل كل عنصر من عناصر الهيكل كما اسلفنا في المقدمة.
• بحيث تصبح هذه الوثيقة هي المرجع الذي يرجع إليه في شرح الطريقة التي سيتم من خلالها تنفيذ المشروع (مراحل تنفيذ المشروع)، والمخرجات التي سيتم تنفيذها وتسليمها من قبل اعضاء فريق العمل، بحيث يتم تفصيل معايير قبول الاستلام ونطاق ومتطلبات التي سيتم تسليمها عن طريق كل خزمة.
• بناءا على المقالة السابقة والذي تناولنا فيها هيكل تجزئة العمل (WBS)، فإننا قسمنا عناصر الهيكل إلى اربعة اصناف حسب المستويات:

1. عنصر المشروع (وهو دائما عنصر واحد).
2. عناصر مراحل تنفيذ المشروع.
3. عناصر مخرجات المشروع.
4. عناصر حزم العمل.

• سنقوم خلال هذه المقالة التعرض لكل عنصر من تلك العناصر وتحديد ميزاته Attributes الخاصة به وبالشكل الذي أراه هو الأمثل، كون ما سنذكرة ممكن أن يكون هو على اقل تقدير نحتاجه لتفصيل كل عنصر، علما بأنه من الممكن لمدير المشروع اضافة اي ميزة اخرى يراها هو مناسبة كالتكلفة وتفاصيلاتها لكل حزمة عمل على سبيل المثال.

ملاحظة:

• تكلفة حزمة العمل قد تحسب على مستوى الفعاليات Activities أو على مستوى حزمة نفسها مباشرة.

باشر بتفصيل كل عنصر من عناصر هيكل تجزئة العمل من ناحية كتابة تفاصيل ميزاته Attributes Details

1. عنصر المشروع

وهو العنصر الذي يكون على مستوى اساس الهيكل (مستوى صفر)، وهو دائما عنصر واحد يحمل اسم المشروع، وعند كتابة وثيقة قاموس تجزئة العمل، ممكن أن يحتوى تفصيل هذا العنصر على الميزات Attributes التالية:

• الاسم Name:
• الأفضل أن يتم اضافة اسم المشروع كما هو متعارف عليه (راجع وثائق المشروع، ومنها وثيقة ميثاق المشروع Project Charter، أو اي وثيقة صدرت قبلها مثل وثيقة بيان العمل Statement Of Work).
• الرمز Code:
• بالعادة يكون هنالك رمز لكل مشروع، تجد هذا عادة في حالة كان المشروع تابع ولبرنامج أو محفظة.
• استخدام رمز المشروع يساعد في تمييز جميع اعمال المشروع (مخرجاته وايضا ممكن تمييز الفعاليات كما سنرى لاقحا). 
• بيان نطاق المشروع Project Scope Statement:
• بطريقة نصية، قم بسرد محتويات وثيقة ميثاق المشروع Project Charter، بحيث يشمل ذلك مخرجات المشروع الرئيسية، مراحل المشروع Project Life Cycle، افتراضات المشروع Project Assumptions، وقيود المشروع Project Constraints.
• مراحل تنفيذ المشروع Project Phases:
• اذكر مراحلة المشروع.
• مع الرمز الخاص لكل مرحلة.
• معايير القبول Acceptance Criteria:
• معايير القبول بشكل عام.

ملاحظة: 

• ممكن الاتطلاع على القالب الملحق (نسخة عربية/انجليزية).
• ممكن الاستفادة من هذا القالب (اضغط هنا للتحميل).

2. عناصر مراحل تنفيذ المشروع

والتي تكون في المستوى الاول كما تم تصميمه في هيكل تجزئة العمل WBS، حيث ممكن أن يحتوى كل عنصر من هذه العناصر على الميزات Attributes التالية:

• الاسم Name:
• اسم المرحلة التي ستقوم بتفصيلها.
• الرمز الخاص به WBS Code:
• كما ذكرت سابقا في مقالة هيكل تجزئة العمل (WBS)، قم بوضع رقم تسلسلي لكل مرحلة.
• في حالة كان هنالك رقم للمشروع، قم باعتماد الشكل التالي (ProjectCode.PhaseSerialNo).
• النطاق Scope:
• بطريقة نصية، قم بسرد ما سيتم عمله في هذه المرحلة والمخرجات التي سيتم تسليمها خلال هذه المرحلة.
• المخرجات Deliverable:
• كما تم تحديده في هيكل تجزئة العمل WBS، قم بسرد جميع المخرجات التي تأتي تحت هذه المرحلة مباشرة.
• مع الرمز الخاص لكل مخرج.
• معايير القبول Acceptance Criteria:
• معايير القبول بشكل عام الخاصة بهذا المخرج.
• عادة لا تعتبر هذه المرحلة قد تم الانتهاء منها إلا في حالة أن جميع المخرجات التي تحتها قد تم استلامها من قبل مدير المشروع.
• ممكن أن تكون معايير القبول هي المرجع للخروج من تلك المرحلة Exit Gate.

ملاحظة: 

• لاحظ أن ميزات عناصر مراحل تنفيذ المشروع تتشابه مع عناصر مخرجات المشروع.
• إلا في حالة كانت المرحلة هي حزمة عمل، فإننا نستخدم الميزات الخاصة بعناصر حزم العمل.
• ممكن الاستفادة من هذا القالب (اضغط هنا للتحميل).

3. عناصرمخرجات المشروع

 التي ينبثق منها مخرجات فرعية أو حزم عمل، ولكن في حالة كان العنصر هو مخرج وليس حزمة عمل، فإنه من الممكن أن يحتوى تفصيل هذا العنصر على الميزات Attributes التالية:

• الاسم Name:
• اسم المخرج التي ستقوم بتفصيله.
• الرمز الخاص به WBS Code:
• كما ذكرت سابقا في مقالة هيكل تجزئة العمل (WBS)، قم بوضع  رقم تسلسلي لكل مخرج اعتمادا على العنصر الذي يعلوه بالمستوى (أباهُ) والعناصر التي هي من نفس المستوى (لضمان التسلسل).
• في حالة كان هنالك رقم للمشروع، قم باعتماد الشكل التالي (ProjectCode.PhaseSerialNo.DeliverableSerialNo).
• النطاق Scope:
• بطريقة نصية، وكما تم تحديده في هيكل تجزئة العمل WBS، قم بسرد ما سيتم عمله ضمن هذا المخرج والمخرجات الفرعية التي سيتم تسليمها خلال هذه المرحلة.
• المخرجات Deliverable:
• كما تم تحديده في هيكل تجزئة العمل WBS، قم بسرد جميع المخرجات التي تأتي تحت هذا المخرج مباشرة.
• مع الرمز الخاص لكل مخرج.
• معايير القبول Acceptance Criteria:
• معايير القبول بشكل خاصة لهذا المخرج.
• عادة لا يعتبر هذا المخرج قد انتهى تنفيذه إلا في حالة أن جميع المخرجات التي تحته قد تم استلامها من قبل مدير المشروع.

ملاحظة: 

• ممكن الاستفادة من هذا القالب (اضغط هنا للتحميل).

4. عناصرحزم العمل

بناءا على ما تم تصميمه في هيكل تجزئة العمل WBS، فإنه في حالة كان العنصر من نوع حزمة عمل Work Package فإنه من الممكن أن يحتوى تفصيل هذا العنصر على الميزات Attributes التالية:

• الاسم Name:
• اسم حزمة العمل التي ستقوم بتفصيلها.
• الرمز الخاص به WBS Code:
• كما ذكرت سابقا في مقالة هيكل تجزئة العمل (WBS)، قم بوضع  رقم تسلسلي لكل مخرج اعتمادا على العنصر الذي يعلوه بالمستوى (أباهُ) والعناصر التي هي من نفس المستوى (لضمان التسلسل).
• في حالة كان هنالك رقم للمشروع، قم باعتماد الشكل التالي (ProjectCode.PhaseSerialNo.DeliverableSerialNo.WorkPackageNo) أو (ProjectCode.PhaseSerialNo.WorkPackageNo) في حالة كان حزمة العمل تابع لعنصر مرحلة.
• النطاق Scope:
• بطريقة نصية، قم بسرد ما سيتم عمله ضمن هذا المخرج، مع المتطلبات التي سيتم تحقيقها.
• قائمة المتطلبات الخاصة Special Requirements:
• قم بسرد المتطلبات التي اتفق على تسليمها من خلال حزمة العمل هذه.
• أول مصدر للمتطلبات تكون وثيقة الشروط والمواصفات أو ما يعرف بوثيقة الـRFP في حالة كانت مناقصة، أو BRD.
• في حالة تم اشتخدام مصفوفة تتبع المتطلبات (RTM)، قم بسرد المتطلبات التي سيتم تحقيقها من خلال حزمة العمل هذه.
• تعتمد المطلبات الخاصة بهذه الحزمة على نوع المخرج:
•  تنفيذ أعمال (تدريب/فحص/تطوير/تركيب/أعمال انشائية): 
• في حالة كانت الحزمة أعمال التدريب: ممكن أن تكون المتطلبات هي شروط التدريب، كأن يكون مكان التدريب، مدته عدد الدورات فيه...إلخ.
• في حالة كانت الحزمة أعمال فحص: ممكن أن تكون المتطلبات هي شروط أعمال الفحص، كأن تقول يجب أستخدام سناريوهات الفحص المحددة، يجب أن يتم الفحص على الميزات المعينة...الخ
• في حالة كانت الحزمة أعمال تطوير لنظام حاسب مثلا: ممكن أن تكون المتطلبات هي الميزات التي يشترط توفيرها في ذلك النظام، كأن تقول يجب أن يدعم اللغة العربية، يجب أن يدعم التصفح في متفح كروم...إلخ.
• في حالة كانت الحزمة أعمال تركيب: ممكن أن تكون المتطلبات هي الشروط التي يجب أن تكون عليها حالة المنتج الذي سيتم تركيبه، كأن تقول يجب تركيب مواد محددة، يجب التركيب في المكان الفلاني، أو يجب التركيب حسب الشروط المذكورة في وثيقة خطة التركيب مثلا...الخ.
• في حالة كانت الحزمة أعمال انشائية: ممكن أن تكون المتطلبات هي الشروط والمواصفات التي يتجب أن يكون عليها العمل الانشائي، كأن تقول يجب أن يكون طول الحفر كذا والعرض يكون كذا، نوع الردم يجب أن يكون هكذا...الخ.
• انشاء خدمة:
• في حالة هذا النوع من الحزمة، ممكن أن تكون المتطلبات هي شروط تلك الخدمة، كأن تقول عدد الخدمات هي العدد الفلاني...الخ
• منتج (وثيقة/أجهزة أو مواد):
• في حالة كانت حزمة العمل من نوع وثيقة: ممكن أن تكون المتطلبات هي مكونات تلك الوثيقة من عناوين واقسام...الخ
• في حالة كانت حزمة العمل من نوع اجهزة أو مواد: ممكن تكون المتطلبات هي المواد نفسها (موديل، مواصفات، عدد) التي سيتم تسليمها.
• لاحظ بأن حزم العمل ممكن تقسيمها لعناصر أكثر تخصصا، كأن يكون هنالك تفصيل لأعمال التدريب كما يلي:
• التدريب (مخرج):
• التدريب على مستوى المستفيد (حزمة عمل).
• التدريب على مستوى مدير النظام (حزمة عمل).
• أفضل طريقة لحصر وتوزيع المتطلبات الخاصة بالمشروع (والتي مصدرها كما ذكرنا وثيقة المتطلبات والشروط) على حزم العمل هو استخدام وثيقة مصفوفة تتبع المتطلبات (RTM)، ويسيتم التطرق لها لاحقا في مقالة منفصلة.
• قائمة الفعاليات Activities List: 
• الفعاليات هي التصرفات التي سيتم تنفيذها لتحقيق إنشاء المنتج أو الخدمة التي يراد تسليمها في هذه الحزمة.
• تنقسم تلك الفعاليات إلى قسمين:
• فعاليات تنفيذية: 
• مثال (تركيب الأجهزة، إنشاء الوثيقة، حفر المسار).
• يعطى هذا النوع من الفعاليات للشخص المسؤول Responsible عن خلق المنتج أو الخدمة (مؤسسة كانت أو فرد).
• فعاليات تحقق واعتماد:
• مثال (الفحص والاعتماد الفني لتوريد الاجهزة الفلانية، مراجعة واعتماد فني للوثيقة فلانية، فحص واعتماد فني للمسار الفنلاني)...الخ.
• يعطى هذا النوع من الفعاليات لشخص محاسب Accountable على صحة امتثال ذلك المنتج أو الخدمة للمتطلبات المطلوب تنفيذها أو تسليمها، بحيث يكون ذلك الشخص من أصحاب الخبرة Subject Mater Expert، ويكون من مسؤولياته اعتماد ذلك المنتج اعتمادا فنيا بعد الفحص الفني له.
• يكون فحص المنتج أو الخدمة بناءا على ما تم تحديده في قائمة المتطلبات الخاصة للحزمة.
• ممكن تزويد صاحب الخبرة بقائمة تحقق Check List كأداة لتساعده في عمله.
• كل فعالية في القائمة تحتوى على الميزات الفرعية التالية:
• رمز للفعالية Activity Code:
• في حالة الحاجة لأن يكون لكل فعالية رقم خاص بها على مستوى المشروع، قم باستخدام نفس طريقة الترقيم التي تم استخدامها، بحيث تعطى كل فعالية رقم متسلسل منبثق من رقم حزمة العمل.
• الاسم Name:
• من المفترض أن يتكون اسم الفعالية من جملة فعلية، كأن تقوم "تطوير/عمل وثيقة المتطلبات"، "مراجعة واعتماد وثيقة المتطلبات فنيا".
• الوصف Description:
• ممكن في حالة المشاريع التنفيذية أن تختصر تفاصيل الفعاليات الخاصة بحزمة عمل على فعالية واحدة، كأن تختصر فعالية "زيارة الموقع" + "الاجتماع مع فلان1" + "الاجتماع مع فلان2" بفعالية واحدة، بحيث تكون "تطوير/عمل وثيقة المتطلبات"، بحيث يتم وصف الفعالية بوضع تلك التفاصيل هنا في الوصف.
• صاحب الفعالية Owner:
• هو الشخص المسؤول والمحاسب على تنفيذ تلك الفعالية حسب ما تم تحديده في الوصف.
• مدة التنفيذ Duration:
• بحيث يحدد هنا الوقت الذي يحتاجه صاحب الفعالية لاكمالها.
• معايير القبول Acceptance Criteria:
• هو المعيار الذي سيتم الرجوع إليه من قبل مدير المشروع عند اصدار مذكرة الاستلام Delivery Note الخاصة بهذه الحزمة.
• كأن تقول بإنني كميدرا للمشروع لن استلم هذه الحزمة إلا إذا تحققت المعايير المذكورة هنا.
• ممكن من خلال هذه المعايير وضع عتبات سماح Requirement Threshold.
• ممكن التصريح بأن هذا المخرج لن يخضع لعملية مراجعة ولن يصدر له مذكرة استلام Not subjected to a Delivery Note.
• في حالة أن المخرج يجب أن يراجع فنيا من احدى أصحاب الخبرة المعيين، ممكن اعتبار اعتماده الفني كمعيار لقبول هذا المخرج.

ملاحظة: 

• ممكن الاستفادة من هذا القالب (اضغط هنا للتحميل).
• مذكرة الاستلام تصدر من مدير المروع، وذلك بعد أن يقوم بمراجعة تحقق معايير القبول الخاصة بحزمة العمل المراد استلامها.
• لاحظ أن استلام مدير المشروع للحزمة، هو ليس الاعتماد الفني للمنتج أو الخدمة، حيث أن الأخير يكون من اختصاص صاحب الخبرة الذي تم تعيينه ليكون مسؤولا محاسبا عن مراجعة واعتماد المنتج أو الخدمة فنيا.
• مدير المشروع مسؤول ومحاسب عن التأكد من تحقق معايير القبول للحزم، بحيث يوثق اعتماده بمذكرة القبول.
• مدير المشروع مخول بعدم اعتماد اي حزمة ما لم تتحقق معايير قبولها.
• يجب أن يراعى من قبل مدير المشروع توثيق سجل الاستلام الفني الصادر من صاحب الخبرة المعين، بحيث يرفق ذلك السجل مع مذكرة الاستلام.
• سيتم مناقشة عمليات استلام حزم العمل من قبل مدير المشروع لاحقا في مقالة منفصلة.